Recueil des signalements

Procédure de recueil et de traitement des signalements

En application de l’article 8 de la loi du 9 décembre 2016, dite « Loi Sapin II », et de l’article 5 de son décret d’application en date du 19 avril 2017, la société Global Bioenergies (ci-après « la Société ») a mis en place une procédure appropriée au recueil des signalements émis par des lanceurs d’alerte ayant la qualité de salariés ou de collaborateurs extérieurs et occasionnels de la Société (personnel intérimaire, stagiaires, personnel d’un sous-traitant ou d’un prestataire), détaillée ci-dessous.

Pour les besoins de la présente procédure et conformément à l’article 6 alinéa 1^er de la loi précitée, est considérée comme un « lanceur d’alerte » toute « personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi, un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou une menace ou un préjudice graves pour l’intérêt général, dont elle a eu personnellement connaissance ».

Toutefois, ne relèvent pas de la présente procédure les signalements portant sur des faits, informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.

Modalités de recueil du signalement

Identité du destinataire du signalement

Tout lanceur d’alerte doit porter son signalement à la connaissance de l’une des personnes suivantes :

son supérieur hiérarchique (direct ou indirect),
l’employeur,
le référent tel que visé par la réglementation applicable et désigné par la Société, à savoir le Responsable Juridique de la Société.

Toutefois, en cas de danger grave et imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles, le signalement peut être, d’une part, porté directement à la connaissance des autorités compétentes (judiciaire, administrative, ordre professionnel) et, d’autre part, rendu public.

En outre et en tout état de cause, le lanceur d’alerte peut adresser son signalement au Défenseur des droits afin d’être orienté vers l’organisme approprié de recueil du signalement.

Modalités de transmission du signalement

Emission du signalement

Tout signalement doit être transmis uniquement à l’un des destinataires listés à l’article 1.1 par courriel ayant impérativement pour objet la mention « signalement d’une alerte».

Le courriel devra impérativement être adressé sur la messagerie électronique professionnelle mise à la disposition dudit destinataire par la Société.

Toutefois, dans l’hypothèse où le signalement serait effectué par téléphone ou lors d’un entretien physique avec le destinataire de l’alerte, ledit signalement devra être confirmé par écrit.

Contenu du signalement

Le lanceur d’alerte devra exposer les faits objets de son signalement de façon précise et objective, et fournir tout document ou information, quel qu’en soit la forme ou le support, de nature à étayer le signalement. Ces éléments pourront être mentionnés dans le courriel et ensuite mis à la disposition du destinataire du signalement à bref délai.

Dans l’hypothèse où le lanceur d’alerte le jugerait nécessaire, il pourra viser une ou plusieurs personnes dans le cadre de son signalement.

Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits signalés devront faire apparaître leur caractère présumé.

Seuls seront pris en considération les faits entrant dans le champ d’application de la Loi Sapin II, tel que rappelé en préambule, et les éléments de nature à les étayer. Les données ne satisfaisant pas ces critères seront détruites.

Modalités de traitement du signalement par le destinataire

Accusé de réception du signalement

Le destinataire accusera réception du signalement en adressant, dans les plus brefs délais, un courriel en réponse à celui du lanceur d’alerte.

La réponse du destinataire du signalement devra, à cet égard, préciser :

le délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de la recevabilité du signalement,
les modalités suivant lesquelles le lanceur d’alerte sera informé des suites données à son signalement.
Examen de la recevabilité du signalement

Le destinataire devra s’assurer, dans le cadre d’un examen préliminaire, que le signalement reçu est afférent à des faits entrant dans le champ d’application de la Loi Sapin II et a été émis conformément à la présente procédure et à la règlementation en vigueur. S’il considérait que tel n’était pas le cas, il en informera sans délai le lanceur d’alerte.

Le délai pour procéder à cet examen préliminaire ne saurait excéder un (1) mois.

Toutefois, dans l’hypothèse où le destinataire aurait besoin d’un délai supplémentaire en raison de la complexité du signalement, il en informera le lanceur d’alerte par courriel en précisant le nouveau délai prévisible.

Vérification du bien-fondé du signalement

Une fois le signalement émis conformément à l’article 1.2, le destinataire pourra demander au lanceur d’alerte de compléter son signalement, que ce soit par des explications complémentaires ou par la transmission de nouveaux documents.

Dans le cadre du traitement du signalement, le destinataire pourra procéder à toutes les investigations qu’il estimera nécessaires aux fins de vérification du caractère fondé ou non des faits dénoncés. Il pourra en particulier impliquer à cette fin la hiérarchie (si celle-ci n’est pas visée) ou tout collaborateur dont l’intervention lui paraitrait nécessaire, le tout dans le strict respect des obligations de confidentialité.

Tout échange écrit entre le destinataire du signalement et le lanceur d’alerte devra intervenir entre la messagerie électronique professionnelle du destinataire et la messagerie électronique choisie par le lanceur d’alerte.

Le traitement du signalement devra être effectué dans le respect du principe du contradictoire et de la règlementation en matière du droit du travail, et ce, tout au long de la procédure.

Issue du traitement du signalement

A l’issue de l’examen de la recevabilité du signalement et, en cas de recevabilité, de vérification de son bien-fondé, le destinataire devra notifier par courriel au lanceur d’alerte les suites données audit signalement.

En l’absence de diligences du destinataire à vérifier le bien-fondé du signalement dans un délai de (2) mois, le lanceur d’alerte pourra s’adresser directement à l’autorité judiciaire, à l’autorité administrative ou aux ordres professionnels.

Confidentialité afférente au signalement

Etendue de la confidentialité

Demeureront strictement confidentielles :

l’identité du lanceur d’alerte,
l’identité des personnes visées par le signalement,
les informations recueillies par le destinataire du signalement.

Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne pourront être divulgués qu’avec le consentement de celui-ci.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne pourront être divulgués qu’une fois établi le caractère fondé du signalement.

Enfin et en tout état de cause, les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte et les personnes visées par le signalement pourront être divulgués, à tout moment, à l’autorité judiciaire.

Mesures prises pour garantir la confidentialité

Afin de garantir la confidentialité des informations listées à l’article 3.1, le destinataire du signalement devra prendre toutes les mesures nécessaires et utiles pour préserver leur confidentialité des éléments transmis par le lanceur d’alerte, que ce soit à l’occasion de leur recueil, de leur traitement ou de leur conservation.

En particulier, l’accès aux fichiers informatiques afférents à chaque signalement devra être sécurisé, notamment par la mise en place d’identifiants et de mots de passe individuels, régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification. Ces accès seront enregistrés et leur régularité contrôlée.

En cas de communication à des tiers d’informations relatives au signalement aux fins de traitement dudit signalement, le destinataire devra s’assurer qu’aucune atteinte ne sera portée à la confidentialité précitée.

Le lanceur d’alerte devra, quant à lui, s’abstenir en toutes occasions de faire mention auprès de tiers de l’existence de son signalement, de son contenu ou de l’identité des personnes visées par celui-ci.

Destruction des éléments afférents au signalement

Dès lors qu’aucune suite n’est donnée au signalement, tous les éléments de nature à permettre l’identification du lanceur d’alerte et/ou des personnes visées par le signalement seront détruits dans un délai ne pouvant excéder deux (2) mois à compter de la clôture de l’ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification du signalement.

Les modalités de destruction devront couvrir les éléments de toute forme et tout support, en particulier les données figurant sur un support informatique.

Le lanceur d’alerte et les personnes visées par le signalement seront informés de cette clôture.

Déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

Aucun traitement automatisé des signalements n’étant mis en œuvre par la Société, la mise en place de la présente procédure est soumise à une simple déclaration de conformité, d’ores et déjà effectuée par la Société.